Eerst begrijpen, dan begrepen worden: een sleutelprincipe voor effectieve HR-communicatie
Trang Vu Thuy Nguyen
In dit artikel bespreken we waarom deze aanpak cruciaal is in HR, hoe deze kan worden toegepast in dagelijkse interacties en welke positieve impact dit heeft op zowel individueel als organisatorisch niveau bij ons Infodation kantoor in Vietnam.
“Deze erkenning versterkt de betrokkenheid en bevordert een ondersteunende en inclusieve werkcultuur.”
In de kern draait "Eerst Begrijpen, Dan Begrepen Worden" om empathie. Dit betekent dat we de tijd nemen om de behoeften, zorgen en perspectieven van anderen volledig te begrijpen voordat we onze eigen gedachten, feedback of oplossingen delen. In HR vertaalt dit zich naar daadwerkelijk luisteren naar medewerkers, managers en leidinggevenden, in plaats van simpelweg te reageren of advies te geven.
Of het nu gaat om het oplossen van een conflict, het geven van feedback of het uitvoeren van een functioneringsgesprek, het begrijpen van het standpunt van de ander voordat er oplossingen worden geboden, helpt bij het opbouwen van vertrouwen, respect en samenwerking. Wanneer medewerkers zich gehoord en begrepen voelen, zijn ze eerder geneigd om zich betrokken, productief en open te stellen voor feedback.
Actief luisteren is essentieel bij het toepassen van dit principe. Het gaat verder dan alleen het horen van woorden; het betekent volledige aandacht geven aan de spreker, emotionele ondertonen begrijpen en terugkoppelen wat je hebt gehoord om duidelijkheid te waarborgen.
Voor HR betekent dit dat gesprekken met medewerkers zo worden gevoerd dat open dialoog wordt aangemoedigd. Dit houdt in: het stellen van open vragen, het vermijden van afleidingen en het geven van de tijd en ruimte aan medewerkers om zich volledig uit te drukken.
Door actief luisteren te beoefenen, creëer je een omgeving waarin medewerkers zich comfortabel voelen om hun gedachten en ideeën te delen, wat leidt tot effectievere probleemoplossing en conflictoplossing.
Wanneer HR-professionals de tijd nemen om te begrijpen voordat ze reageren, helpen ze misverstanden te verminderen. Miscommunicatie is een van de meest voorkomende oorzaken van conflicten op de werkvloer, en HR wordt vaak ingeschakeld om deze situaties te bemiddelen. Door ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen volledig worden gehoord, kunnen misverstanden worden geminimaliseerd of zelfs volledig voorkomen.
Bovendien kan het nemen van een moment om de emoties en motivaties achter de zorgen of het gedrag van een persoon te begrijpen, helpen bij het verminderen van spanningen en het bevorderen van een samenwerkingsgerichte omgeving. Medewerkers hebben meer vertrouwen in HR wanneer ze het gevoel hebben dat er naar hen wordt geluisterd en dat ze worden begrepen.
Hoewel het begrijpen van anderen van het grootste belang is, is het ook belangrijk voor HR-professionals om hun eigen perspectief duidelijk en effectief over te brengen. Nadat je de moeite hebt genomen om te begrijpen, is de volgende stap om ervoor te zorgen dat je boodschap op een doordachte, constructieve en situatiegerichte manier wordt gecommuniceerd.
Wanneer HR-professionals begrip combineren met duidelijke, respectvolle communicatie, creëren ze een veilige en productieve werkomgeving waarin medewerkers zich gesterkt voelen om hun gedachten te delen en samen te werken aan oplossingen.
In HR bevordert het principe van "Eerst Begrijpen, Dan Begrepen Worden" een cultuur van wederzijds respect, vertrouwen en samenwerking. Door actief te luisteren naar medewerkers, kunnen HR-professionals beter onderbouwde beslissingen nemen, conflicten effectiever oplossen en ondersteuning bieden die empathisch en afgestemd is op individuele behoeften.
Uiteindelijk is begrip tonen voordat je spreekt niet alleen een communicatiestrategie; het is een manier om sterkere relaties op te bouwen, een inclusievere en ondersteunende werkomgeving te creëren en het succes van de organisatie te bevorderen. In de dynamische wereld van HR zal het de moeite nemen om elk individu te begrijpen, bijdragen aan een werkomgeving waarin medewerkers zich gewaardeerd, gehoord en gemotiveerd voelen.
Hieronder enkele manieren waarop we het principe "Eerst Begrijpen, Dan Begrepen Worden" toepassen in ons Infodation HR-beleid en programma's om informatie-uitwisseling, begrip en samenwerking onder collega’s te verbeteren.
We hebben onze jaarlijkse "Werknemer van het Jaar"-prijs geintroduceerd om medewerkers te erkennen voor hun toewijding en bijdragen. Alle medewerkers kunnen stemmen op collega's op basis van criteria zoals uitmuntendheid in prestaties, bedrijfssfeer en persoonlijke ontwikkeling. Een panel van collega’s beoordeelt de nominaties en selecteert de winnaars, waarbij zowel medewerkers als management worden betrokken. Deze erkenning versterkt de betrokkenheid en bevordert een ondersteunende en inclusieve werkcultuur.
Elke maand organiseren we vergaderingen waarin management, klanten en teams updates delen. We stimuleren open discussies en bieden medewerkers een platform om hun ideeën en zorgen te delen. Na elke vergadering sturen we een enquête uit om feedback te verzamelen en ons platform continu te verbeteren. Dit helpt bij het creëren van een transparante werkomgeving waarin medewerkers zich gehoord en gewaardeerd voelen.
Soms worden medewerkers geconfronteerd met onverwachte persoonlijke situaties. In zulke gevallen luisteren we eerst naar hun behoeften en zoeken we samen naar oplossingen, zoals thuiswerken of flexibele werktijden, terwijl we ervoor zorgen dat de bedrijfsresultaten niet in gevaar komen. Door deze aanpak begrijpen medewerkers beter hoe ons beleid hen ondersteunt, wat leidt tot minder stress, een hogere tevredenheid en een sterkere band met het bedrijf.
Het integreren van het principe "Eerst Begrijpen, Dan Begrepen Worden" in dagelijkse HR-praktijken bevordert een cultuur van vertrouwen, empathie en samenwerking. Dit leidt tot effectieve communicatie, wat essentieel is voor het succes van een organisatie. Als HR-professionals blijven we dit principe toepassen om een veilige en betekenisvolle werkplek te garanderen, waarin medewerkers zich gewaardeerd, begrepen en gemotiveerd voelen om succesvol te zijn bij Infodation.
